Conflicten kunnen zowel zichtbaar als onzichtbaar woekeren binnen organisaties, zowel tussen medewerker en leidinggevende als tussen collega’s onderling. De oorzaken zijn divers: verschillende opvattingen zijn over hoe het werk moet worden gedaan, botsende karakters, probleemgedrag of disfunctioneren van een medewerker. Als er niet adequaat wordt gereageerd, gaat het vaak van kwaad tot erger. Regelmatig leiden conflicten zelfs tot een ziekmelding. Daar zit je organisatie uiteraard niet op te wachten, want naast de kosten van het verzuim komen daarbij ook vaak kosten ontstaan door verloren tijd, werkstress en verminderde productie en motivatie. Maar hoe kun je snel en effectief handelen in geval van een conflict?
Op de eerste plaats is het belangrijk dat je weet wat er speelt binnen je organisatie. Op die manier merk je vaak al in een vroeg stadium ontstane conflicten op. Het is niet altijd nodig om direct in te grijpen; soms zijn de betrokkenen zelf in staat het conflict op te lossen. Houd echter wel een oogje in het zeil, zodat je snel kunt handelen als het conflict uit de hand dreigt te lopen.
Wanneer je ziet dat een conflict dreigt te escaleren, ga dan in gesprek om dit (of erger) te voorkomen. Probeer in een open gesprek met de betreffende medewerker(s) te achterhalen wat er aan de hand is. In veel gevallen kom je er samen al uit door in gesprek te gaan. Het is handig om dan afspraken te maken over eventuele gelijke situaties in de toekomst. Voorkomen is immers beter dan genezen.
Mediation kan uitkomst bieden als arbeidsconflicten niet door de partijen zelf én niet met jouw hulp kunnen worden opgelost. Als je hiervoor kiest, ga dan voor een (extern) deskundige die gespecialiseerd is in de problematiek die binnen je organisatie speelt. Belangrijk voor het inzetten van mediation is wel dat beide conflicterende partijen bereid zijn een actieve en positieve bijdrage te leveren.
Indien een medewerker zich ziek meldt, en je vermoedt dat het arbeidsconflict de oorzaak is, schakel dan direct de bedrijfsarts in. Die kan beoordelen of de ziekmelding voortkomt uit ziekte, of uit het conflict. Wanneer de ziekmelding naar het oordeel van de bedrijfsarts niet thuishoort in de ziektewet, is de richtlijn dat werkgever en werknemer maximaal twee weken krijgen om het conflict (vanuit de ziektewet) op te lossen. Hierna zijn er twee mogelijke uitkomsten: het conflict is opgelost en de medewerker gaat weer aan de slag, of het conflict is niet opgelost. In het laatste geval moeten werkgever en werknemer op zoek naar een juridische oplossing om van elkaar af te komen. Dit is mogelijk via wederzijds goedvinden (vaststellingsovereenkomst) of via een gang naar de kantonrechter.
Van belang tijdens gehele proces is dat je alle gedane inspanningen schriftelijk vastlegt in het personeelsdossier; ook de verslagen van eventuele mediation. Immers, wanneer je (uiteindelijk) de arbeidsovereenkomst wilt beëindigen, moet je kunnen aantonen dat de arbeidsverhouding zodanig verstoord is, dat er in de toekomst geen verbetering verwacht kan worden.