Tips voor een representatief en leesbaar geheel
Verouderde reglementen, of noodzaak tot harmonisatie na een fusie of overname: eens in de zoveel tijd is het nodig jouw arbeidsvoorwaardenreglement (AVR) opnieuw te laten aansluiten bij de wensen en behoeften van de organisatie. Bij een aantal relaties hebben we dat in de afgelopen periode gedaan. We hebben de volgende tips voor je.
1. Stel de bedoeling centraal
Je kunt een arbeidsvoorwaardenreglement natuurlijk weer actueel maken door de informele afspraken te formaliseren en de actuele wet- en regelgeving door te voeren. De toegevoegde waarde is dan echter beperkt. Veel zinvoller en van grotere meerwaarde is met betrokken partijen (directie, management, HR en OR) nadenken over wat voor soort werkgever men wil zijn (doel) en wat voor middelen (arbeidsvoorwaarden) hieraan bijdragen. Met een ‘jublieumgratificatie’ geef je het signaal af dat lange dienstverbanden en dus veel zitvlees beloond worden. Is dat de bedoeling? En bedenk ook: nauwe en precieze regelingen stralen uit dat flexibiliteit en maatwerk niet in het DNA van de organisatie zitten. Als dat niet is wat je uit wil stralen, is het de moeite waard na te denken over een betere aansluiting tussen de HR-visie en het arbeidsvoorwaardenbeleid.
2. Zorg vanaf het begin voor draagvlak en acceptatie
Sommige van de arbeidsvoorwaarden zijn conform de Wet op de Ondernemingsraden instemmingsplichting. Als je in het verleden het volledige arbeidsvoorwaardenreglement ter instemming aan de OR hebt voorgelegd is dat bij een aanpassing weer de bedoeling. Los van formaliteiten is het sowieso belangrijk om de wensen en behoeften vanuit de organisatie breed te inventariseren: je voorkomt daarmee weerstand en langdurige formele processen. Stem echter ieders bijdrage goed af, waardoor geborgd wordt dat alle betrokkenen vanuit hun eigen positie op de juiste momenten hun (formele) rol kunnen pakken.
3. Hou het beknopt
Het is voor medewerkers belangrijk om alle HR-regelingen en voorwaarden op één (digitale) plek te ontsluiten. Zo is er duidelijkheid over de beschikbaarheid en weet iedereen waar hij/zij aan toe is. Neem voor beleidsarme onderwerpen (regelingen waarbij de organisatie letterlijk de wet volgt) verwijzingen naar die wetten of de cao op; dat maakt het onderhoud bij veranderende wet- en regelgeving aanzienlijk beperkter. En zoveel mogelijk: hou het kort en simpel. Niemand zit te wachten op enorme boekwerken.