De wereld om ons heen verandert snel en organisaties kunnen niet achterblijven. Groei, krimp of een andere koers kan vragen om een fusie of reorganisatie om gezond en toekomstbestendig te blijven. Dat zijn ingrijpende trajecten, met impact op structuur, werkwijze én mensen. De kernvraag is dan ook niet alleen wát je verandert, maar ook hóe je dat zorgvuldig en succesvol doet.
Op basis van onze ervaring begeleiden we fusies en reorganisaties langs een aantal vaste stappen. Die bieden houvast en overzicht, maar laten tegelijk ruimte voor maatwerk en aandacht voor wat er in de organisatie speelt. Want hoe goed het plan ook is: de echte verandering gebeurt in de praktijk.
Stap 1 – Transitiestrategie
Een fusie of reorganisatie begint met richting. Samen bepalen we hoe de verandering wordt georganiseerd: wie betrokken zijn, welke milestones er behaald moeten worden, hoe de planning eruitziet, hoe besluitvorming plaatsvindt en wanneer medezeggenschap en andere stakeholders worden geïnformeerd en/of betrokken.
Vanaf het begin is er aandacht voor medewerkers. Zij zoeken duidelijkheid en perspectief. Door hen vroeg te betrekken en ruimte te bieden voor dialoog, ontstaat draagvlak en neemt de kans op weerstand af. Communicatie is hierin essentieel: een helder verhaal over het waarom van de verandering geeft richting en helpt om keuzes te blijven toetsen. In deze fase wordt er gewerkt aan een communicatieplan.
Stap 2 – Inventarisatie huidige situatie
Als de koers helder is, brengen we de bestaande situatie in kaart. Hoe ziet de organisatie er nu uit? Welke functies en rollen zijn er, hoe zijn ze ingedeeld en in welke formatie komen ze voor? Hoe lopen processen door de organisatie en waar zitten knelpunten, overlap of onduidelijkheid?
In deze stap is nadrukkelijk aandacht voor de praktijk. Wat werkt goed en wat juist niet? Waar lopen medewerkers tegenaan in hun dagelijkse werk? Dit vormt het fundament voor de vervolgstappen.
Stap 3 – Inventarisatie gewenste situatie
Daarna kijken we vooruit. Hoe moet de organisatie eruitzien in de nieuwe situatie? Welke rollen en functies horen daarbij, op welk niveau en met welke verantwoordelijkheden? Hoe wordt samengewerkt en wat vraagt dat van structuur, aansturing en onderlinge afstemming?
Met jullie kennis van de organisatie en onze kennis van best practices en marktontwikkelingen werken we toe naar een zogenoemde blauwdruk van de nieuwe organisatie waarin al deze onderwerpen zijn uitgewerkt.
Stap 4 – Van was naar wordt
In deze fase leggen we de huidige en de gewenste situatie naast elkaar. Wat verandert er precies? Welke gevolgen heeft dat voor functies, teams en processen? En zijn er, op basis van deze vergelijking, nog aanpassingen nodig in de gewenste inrichting?
We brengen in praktische zin in kaart wat er moet gebeuren om van oud naar nieuw te komen. Daarbij is expliciet aandacht voor de manier waarop medewerkers en medezeggenschap worden meegenomen. Dit is vaak het moment waarop plannen concreet worden en de impact voelbaar wordt.
Stap 5 – Besluitvorming en voorbereiding
Wanneer de contouren helder zijn, volgt de formele besluitvorming. Het traject wordt afgestemd met de medezeggenschap en – waar nodig – met vakbonden, bijvoorbeeld in het kader van een sociaal plan. Parallel daaraan bereiden we de daadwerkelijke transitie voor.
Dat betekent onder meer het organiseren van voorlichtingsbijeenkomsten, het voeren van belangstellings- en/of plaatsingsgesprekken, het opstellen van bevestigingsbrieven en het voorbereiden van de ‘technische’ kant van de overgang bij ICT, HR en finance. Een goede voorbereiding zorgt hier voor rust, duidelijkheid en voorspelbaarheid.
Stap 6 – Transitie: duurzame verandering
Met het vaststellen van de nieuwe structuur is het traject formeel afgerond, maar de verandering begint hier pas echt. Waar eerdere stappen draaiden om ontwerp en besluitvorming, gaat het nu om acceptatie, gedrag en het werken in de nieuwe werkelijkheid.
Verandering ontstaat niet vanzelf. Medewerkers zoeken duidelijkheid en willen begrijpen wat de verandering voor hen betekent. Door ruimte te blijven bieden voor vragen, het gesprek aan te gaan over zorgen en aandacht te hebben voor begeleiding en nazorg, groeit het draagvlak en neemt weerstand af. Bij een zorgvuldige voorbereiding blijkt de overgang in de praktijk vaak minder spannend dan vooraf gedacht.
Een fusie of reorganisatie is zelden alleen een organisatorische ingreep. Een structuurwijziging is relatief snel gerealiseerd, maar echte verandering in samenwerking, cultuur en leiderschap kost tijd. Door ook hier bewust bij stil te staan en te evalueren wat werkt en wat bijsturing vraagt, ontstaat een duurzame verandering die verder gaat dan het papier.
Onze ruime ervaring zetten we graag in voor organisaties die voor een fusie, reorganisatie of verandertraject staan. Wil je meer weten over onze aanpak of sparren over jullie situatie? Neem gerust contact met ons op.