Verplicht overleggen op afstand, dat was voor velen van ons even wennen. Gelukkig zijn we flexibel en creatief gebleken en hebben we ons snel Teams, Zoom, FaceTime, WhatsApp en zo veel meer eigen gemaakt. In het begin wat onwennig, maar nu lijkt iedereen toch de digitale manier van overleggen te beheersen. Maar hoe werken we nu samen in deze nieuwe werkelijkheid? Een aantal van onze klanten wilde weten wat het werken op afstand betekent voor de interne samenwerking en vroegen daarbij onze hulp. Uiteraard is elke organisatie verschillend en zijn de adviezen inhoudelijk anders van aard, maar er zijn zeker algemene inzichten te delen.
Allereerst zien wij dat hoe de interne samenwerking beleefd wordt, voor een groot deel te maken heeft met de persoonlijke behoeften aan contact. Sommige mensen zijn gewoonweg liever samen met anderen dan alleen. Ze hebben behoefte aan fysieke nabijheid en willen praten over meer dan alleen het meest functionele. Weer anderen vinden het heerlijk om in de huidige ‘bubble’ te leven, hun eigen ritme te volgen en ‘ongestoord’ hun werk te kunnen doen. Het verschil in behoeften om wel of niet samen te zijn en ervaringen te delen, wordt uitvergroot in deze tijd van verplichte afstand. Ook de irritaties tussen mensen die graag veel contact hebben en de mensen die deze behoeften niet hebben zijn duidelijk aanwezig. Interessant is te beseffen dat dit verschil er altijd al is geweest, maar nu zichtbaarder is.
Wat ook opvalt is dat de meerderheid van de contacten op afstand inhoudelijk van aard zijn. Er wordt meestal een teamoverleg voor een project, thema of inhoudelijke afstemming gepland. De organisaties die ervoor kiezen om bijvoorbeeld via Google Hangouts ook informele en spontane meetings te houden zijn ver in de minderheid. We ontdekten dat hierdoor andere aspecten dan de inhoud niet gezien en benut worden. Bijvoorbeeld nieuwe inzichten en kansen of zaken die zich in de zogenaamde ‘onderstroom’ bevinden. Aspecten die je niet direct verbaal tot uitdrukking brengt, omdat je je er simpelweg nog niet van bewust bent. Het zijn de signalen die je opvangt door interacties tussen mensen, nieuwe inzichten die ontstaan omdat je meerdere contactmomenten, inhoudelijk of tijdens de lunch in de kantine, met elkaar in verband brengt, waardoor er een breder en dieper inzicht ontstaat. Aspecten die inspireren, omdat je er niet bewust op zoek naar was en iemand het spontaan ter sprake brengt in een overleg. Communicatie, opdoen van inzichten en creativiteit vragen om zoveel meer dan alleen taal.
Er is natuurlijk, zoals zo vaak, ook een andere kant van de medaille. Veel mensen ervaren digitale overleggen als een stuk efficiënter en to-the-point (op de eerste tien minuten na dan, waarin gestoeid wordt met de juiste instellingen en het inventariseren van aanwezigheid). Dit komt doordat er een duidelijke gespreksstructuur wordt aangehouden en deze werkwijze het nagenoeg onmogelijk maakt om door elkaar heen te praten. Er blijkt ook beter geluisterd te worden naar elkaar. De mensen die normaliter wat meer observerend zijn en liever wat op de achtergrond vertoeven, krijgen nu spreektijd en dat wordt als prettig ervaren. Want of je nu introvert of extravert bent, gehoord worden willen we natuurlijk allemaal. Blijkbaar wordt op afstand overleggen als iets anoniemer ervaren, waardoor sommige mensen zich makkelijker kunnen uiten. Managers verbazen zich erover hoe makkelijk en goed de als ‘introvert’ beschouwde mensen nu via chats en digitale middelen communiceren, iets wat ze in fysieke aanwezigheid niet doen.
De belangrijkste conclusies van onze analyses van de klantervaringen met verplicht samenwerken op afstand, is dat bestaande verschillen en behoeften worden uitvergroot, we in staat zijn om snel, creatief en flexibel anders te overleggen en ‘samenwerken’ weer eens op een andere, meer bewustere manier, besproken wordt. En in het woordje ‘bestaande (verschillen)’ zit de crux. De verschillende behoeften in de manier van samenwerken bestonden namelijk ook al voor de coronatijd, maar was veel minder zichtbaar. Mensen zijn verschillend en dat leidt, los van alle inhoudelijke kansen en mogelijkheden voor de verbeteringen van de samenwerking, tot de belangrijkste conclusie: een dialoog voeren over hoe we met elkaar samenwerken en hoe we de verschillen kunnen erkennen, zouden we vaker moeten doen!
Inmiddels hebben wij verschillende organisaties begeleid in het voeren van deze dialoog of met het op inspirerende, interactieve wijze hebben van contact op afstand, ook in grote organisaties. Wil je meer weten over hoe wij in jullie organisatie het goede gesprek over het nieuwe samenwerken kunnen voeren? Neem contact met ons op.